Soluciones para no suprimir los viajes de empresa
Según un estudio de la consultora Tri Hospitality, ocho de las 10 ciudades europeas que analiza periódicamente -ninguna de ellas española (Amsterdam, Berlín, Budapest, Hamburgo, Londres, Munich, París, Praga, Viena y Varsòvia)-, sufrieron descensos en la ocupación de sus establecimientos hoteleros. La consultora interpreta que esta evolución negativa está claramente ligada a la tendencia de las empresas de reducir el gasto en viajes en momentos de inestabilidad económica.
Y es que es frecuente que se reduzcan al máximo las habituales visitas comerciales, los viajes de incentivos o las reuniones de empresas y que se negocien las tarifas pactadas con hoteles, aerolíneas y agencias de viaje, hecho que tiene un impacto directo en el sector turístico.
Pero un informe presentado recientemente por AT Kearney y American Express, destaca que la solución puede no tener que pasar necesariamente por la supresión de estos viajes sino por aplicar mejores prácticas en su gestión, cosa que permitiría un ahorro de hasta 323 euros por viajero y año. El estudio, basado en datos de 66 multinacionales europeas que gastan más de 2.600 millones de euros en viajes corporativos y generan más de tres millones de reservas, mantiene que alrededor del 5 % de la inversión se destina a los gastos indirectos de gestión de los viajes, que incluyen la organización del viaje, el avance de dinero en efectivo, la facturación centralizada y la solicitud de reembolso de gastos.
Las recomendaciones del estudio pasan por “aplicar políticas de viajes y procesos de implantación bien definidos; informar de ello con regularidad; realizar una labor conjunta con los proveedores y aprovechar las capacidades para optimizar los procesos y conseguir los máximos beneficies; invertir en automatización y conseguir un alto porcentaje de uso de las herramientas y del sistema; centralizar las actividades administrativas en un centro de servicios compartido y externalizar las operaciones de administración que no sean esenciales".
Con la aplicación de estas medidas se podría reducir el gasto de gestión de viajes de los 46 euros por cada 1.000 euros de compra de servicios a un total de 21 euros per cada 1.000. El informe, denominado “Gestión de costes”, afirma que el 43% del presupuesto se destina a los vuelos aéreos, el 17% al alojamiento en hoteles, el 7% a comidas y dietas, el 6% a desplazamientos en tren y el 4% al alquiler de vehículos.