10 consells a un directiu per viatjar en temps de crisi

En moments delicats de l’economia, com l’actual, les empreses tendeixen a congelar o a retallar les inversions, amb l’objectiu de generar estalvis. Una de les partides que més pot veure’s afectada per aquestes polítiques de retallada és la dels viatges corporatius.

Tenint en compte la importància dels viatges d’empresa per a les corporacions, Gebta ofereix algunes recomanacions bàsiques per generar estalvi sense minvar la capacitat de creixement de les empreses.

Els viatges d’empresa suposa la tercera partida en volum de despesa per a les corporacions i per això, qualsevol estalvi en aquesta matèria té un impacte immediat en els comptes de resultats. Però com tota actuació sobre les inversions, també té efectes a mig i llarg termini.

Els viatges corporatius són una part consubstancial de l’activitat de les empreses que contribueix decisivament al seu desenvolupament.

1 . El viatge no és el problema, sinó que pot ser la solució al desenvolupament de l’activitat empresarial, en particular en escenaris de recessió dels mercats domèstics.

2 . El compte de viatges d’empresa es divideix en costos interns i externs. Els primers són aquells que es deriven de la retribució de l’agència de viatges, i suposen de mitjana el 5% sobre el total. Els costos externs són els que estan vinculats amb els serveis i representen de mitjana el 95% restant. Un estalvi del 15% en el cost dels serveis equival a 6’5 vegades un estalvi del 50% en el cost de l’agència. No es deixi enganyar pel fee d’agència més baix, controli el cost dels serveis, exigeixi informes i mesuri els resultats.

3 . Una bona política de viatges pot estalviar-li de mitjana un 20% en el cost dels serveis, com a conseqüència de l’aplicació de bones pràctiques, gestió eficient de proveïdors i canals de reserva, entre altres. Si no ha posat al dia la seva política de viatges, és moment d’actualitzar-la.

4 . Si ja disposa d’una política de viatges adequada, concentri’s a millorar el seu grau de compliment i les àrees d’aplicació de la mateixa. Un bon nivell de compliment de la política de viatges sol representar el 50% de l’èxit en l’estalvi del compte de viatges.

5 . Els viatges de negocis impliquen gestions de tipus administratiu. Redueixi els costos indirectes derivats d’aquestes gestions, eliminant les ineficiències administratives i automatitzant al màxim els processos. Una gestió més eficient pot estalviar-li més del 50% dels costos indirectes.

6 . Els bitllets aeris són el major capítol de la despesa en la partida de viatges. No es deixi confondre pel fee més baix, analitzi els preus mitjans en cada ruta i utilitzi sistemes i solucions, com les eines de autorreserva, que li permetin combinar segments de diferents companyies. Combinar segments ofereix millors resultats de mitjana en més del 56% dels casos.

7 . Després de la despesa en bitllets d’avió, les despeses en hotels són la partida més important en el compte de viatges de les empreses. No infravalori els estalvis que pot arribar a aconseguir optimitzant la gestió de la partida hotelera i consideri totes les variables de la despesa. Pot arribar a estalvis superiors al 20%.

8 . Els viatges i desplaçaments impliquen una elevada inversió en hores. En viatges de molt llarga durada, el viatger pot acusar els efectes del viatge fins i tot un cop finalitzat. Procuri assegurar que els seus empleats viatgen segurs i que són productius durant el màxim temps possible, adaptant les condicions del viatge a cada circumstància. Li sortirà a compte.

9 . El viatge de negocis és una inversió. Maximitzi el compte i analitzi la contribució dels viatges a la facturació i beneficis de la seva empresa (ROI), abans d’aplicar retallades. Per cada euro invertit en viatges pot obtenir de mitjana 12’5 euros en facturació i 3’8 euros en beneficis.

10 . Els viatges d’empresa constituïxen una part crítica del seu negoci. No deixi la gestió dels seus viatges corporatius en mans de qualsevol. Treballi amb veritables especialistes.